Det er noe betryggende med en god øvelse. Folk møter opp, rollene er fordelt, sambandet fungerer, planene ligger klare og alle vet omtrent hva de skal gjøre.
Så begynner øvelsen.
Og på papiret går det som regel helt fint.
Men det er kanskje nettopp da vi bør stille oss spørsmålet: Har vi egentlig øvd på å håndtere en krise, eller har vi øvd på å gjennomføre en plan?
Det er ikke nødvendigvis det samme.
Når virkeligheten ikke følger dreieboken
En øvelse trenger struktur. Vi må ha klare rammer, scenarioer og kontroll, slik også DSBs veileder i øvingsplanlegging understreker for å sikre godt læringsutbytte. Uten det blir det fort en gruppe mennesker som løper forvirret rundt.
Samtidig er det en reell fare for at vi blir så opptatt av å følge planen til punkt og prikke at vi glemmer hva vi egentlig skal trene på.
Virkelige kriser er sjelden samarbeidsvillige. De oppstår ikke tirsdag klokken 10.00 når kaffen er fersk. Informasjonen spriker, systemer svikter, og beredskapslederen sitter kanskje fast på et tog uten mobildekning.
Det er nettopp dette vi må tørre å øve på. Hva gjør vi når sambandet ryker, nøkkelressursen mangler, og hendelsen tar en retning ingen i planutvalget hadde forestilt seg?
Det er først da den virkelige læringen starter.
Det må være lov å feile
En øvelse der alt går på skinner, kan bekrefte at rutinene sitter. Men hvis vi aldri utfordrer deltakerne, blir vi bare veldig gode på det vi allerede mestrer.
En god øvelse må gi rom for friksjon, usikkerhet og tabber. Ikke for å sette folk i forlegenhet, men for å finne sprekkene i muren mens vi fortsatt har tid til å tette dem. Det krever det forskningen kaller psykologisk trygghet – en kultur der det er trygt å si: «Dette fungerte overhodet ikke.» Hvis debriefen handler om å pynte på virkeligheten for at rapporten skal se pen ut, kaster vi bort verdifull tid.
Evalueringen er der jobben starter
Det er lett å puste lettet ut og pakke sammen når markørene går hjem. Men det er da den viktigste delen begynner: Hva fungerte ikke, og hva skal vi faktisk endre på?
En evalueringsrapport har null verdi hvis den støver ned i en mappe. Læringspunkter må bli til konkrete tiltak, og tiltakene må følges opp. Historien har vist oss gang på gang – blant annet i Gjørv-kommisjonens rapport (NOU 2012:14) – at gapet mellom planer på papiret og evnen til å lære og tilpasse seg i praksis kan få alvorlige konsekvenser. Hvis vi ikke følger opp funnene, risikerer vi bare å gjenta nøyaktig de samme feilene neste år.
Hva er egentlig en god øvelse?
Det er sjelden den mest storslåtte eller feilfrie. Det er den øvelsen som gjør oss litt bedre rustet til å stå i situasjoner vi ikke har full kontroll over.
Vi trenger planer og rutiner. Men vi trenger enda mer evnen til å tenke sjøl, tilpasse oss og samhandle når planen slutter å virke. Målet er tross alt aldri selve øvelsen – målet er å håndtere den dagen det smeller på ordentlig.
Tør dere å legge inn momenter i øvelsene deres som dere vet vil velte planen?
Nyttige ressurser og kilder
NOU 2012:14 (22. juli-kommisjonen) – om samhandling, kultur og utfordringen med å omsette planer til reell beredskap.
DSB: Veileder i øvingsplanlegging – praktisk metodikk for planlegging, gjennomføring og evaluering av beredskapsøvelser.
Harvard Business Review: What Is Psychological Safety? – om hvorfor trygghet til å påpeke feil er forutsetningen for læring.