Det er få ting vi mennesker mestrer bedre enn å gjøre enkle ting uoverkommelig vanskelige.
Gi oss en oppgave som i utgangspunktet tar tre minutter å løse, og vi klarer fint å involvere fem personer, opprette et prosjekt, etablere en arbeidsgruppe og kalle inn til et timesmøte for å bli enige om hvem som egentlig har mandatet til å gjøre det.
Og helst et oppfølgingsmøte for å evaluere prosessen.
Når en idé blir til en prosess
Det starter alltid i det små. Noen oppdager et rusk i maskineriet. Det er ikke krise, men det bør fikses.
En foreslår en kjapp løsning.
En annen mener saken har prinsipielle sider som bør utredes.
En tredje mener flere avdelinger må høres for å sikre god forankring.
Før du vet ordet av det, handler det ikke lenger om å løse selve problemet. Nå handler det om å rigge en tverrfaglig prosess for å vurdere mulige tiltak. Det må lages et mandat, defineres roller, og saken må meldes inn til neste ledergruppemøte.
Dokumentasjonens triumfferd
Gode rutiner er vel og bra. Det er fint å ha ting skriftlig, og sporbarhet er viktig. Men det finnes et punkt der dokumentasjonen begynner å spise virkeligheten.
Vi skriver referat fra møtet der vi ble enige om å lage en rutine for hvordan vi skal dokumentere møter. Rutinen må på høring, kvalitetssikres, godkjennes og arkiveres på intranettet. Når noen måneder senere faktisk prøver å finne dokumentet, har praksisen for lengst endret seg.
Problemet ble aldri helt løst, men vi har i det minste en fyldig mappe som beviser at vi har brukt mye tid på det.
Hva om vi bare gjør det?
Struktur og planer trengs. Men innimellom må vi tørre å stoppe opp og stille et helt banalt kontrollspørsmål:
Hva er det egentlig vi prøver å oppnå akkurat nå?
Må vi ha dette møtet? Må femten personer sitte på kopi? Trenger vi virkelig et notat på tolv sider for å forklare noe som kunne vært avklart over kaffemaskinen på to minutter?
Neste gang en enkel oppgave lander på bordet, prøv denne oppskriften:
- Finn ut hva som faktisk må gjøres.
- Finn ut hvem som kan gjøre det.
- Gjør det.
Funker det ikke, kan vi alltids sette ned et utvalg. Men vi kan kanskje prøve de tre første punktene først.