En liten refleksjon over hvordan vi mennesker har en egen evne til å gjøre enkle ting kompliserte.
Det starter nesten alltid med en oppgave som i teorien kunne vært løst på et halvt minutt.
Kanskje er det et bordbein som vipper, en dør som knirker, eller en kaffetrakter som lekker litt vann på benken. I en ideell verden – befolket av rasjonelle skapninger med fri vilje og tilgang på en filtknott eller en skrutrekker – ville problemet opphørt å eksistere omtrent samtidig som det ble oppdaget. Noen ville sett problemet, gjort noe med det, og gått videre i livet.
Men vi lever ikke i den verdenen. Vi lever i en verden med rutiner, systemer og møtekalendere.
Før du rekker å si «skift pakning», har situasjonen mutert. Noen har luftet problemstillingen i lunsjen. Noen andre har påpekt at saken kanskje berører flere avdelinger, og at vi må sikre en helhetlig tilnærming. Plutselig er det opprettet et forprosjekt. En arbeidsgruppe på fem personer er innkalt for å kartlegge omfanget av kaffetrakterproblematikken, det er opprettet en egen kanal på Teams, og ordet behovsanalyse har falt tre ganger før klokken ti på en tirsdag.
Hvorfor gjør vi dette mot oss selv?
Menneskets trang til å byråkratisere det åpenbare handler sjelden om ond vilje eller latskap. Tvert imot oppstår det ofte fra et oppriktig ønske om å gjøre ting skikkelig. Men på veien har vi klart å forveksle grundighet med kompleksitet. Vi har lært oss å tro at hvis en løsning er enkel, kan den umulig være god nok. En god løsning må ha en prosess. Den må ha et skjema, en e-posttråd med minst åtte personer på kopi, og helst en fargekodet matrise i Excel som viser risikoen ved å handle contra risikoen ved å avvente.
Sunn fornuft har nemlig én alvorlig administrativ svakhet: Den krever personlig ansvar.
Hvis du bruker sunn fornuft og løser et problem på eget initiativ, står du helt alene hvis resultatet ikke blir perfekt. Da er det du som handlet. Hvis du derimot gjør den samme bagatellen om til en administrativ prosess, pulveriseres ansvaret på en måte som nesten er poetisk. Dersom kaffetrakteren fortsatt lekker etter fire måneder, to workshops og en revidert tiltaksplan, har ingen gjort en feil. Prosessen ble fulgt til punkt og prikke. Det var bare virkeligheten som oppførte seg ureglementert.
Administrasjon har blitt en slags kollisjonspute mot det ubehagelige faktum at verden krever skjønn.
Resultatet er at vi bruker uforholdsmessig mye energi på å administrere ting som burde vært avgjort på magefølelse, mens de virkelig store, komplekse problemene ofte skyves foran oss fordi vi er for opptatt med å revidere retningslinjene for å flytte en papirkurv. Vi lager rutiner for å slippe å vurdere, og systemer for å slippe å stole på hverandres dømmekraft.
Kanskje er det på tide å ta litt risiko igjen.
Å si høyt i et rom: «Skal vi bare fikse det nå, eller må vi virkelig ha et forankringsmøte først?» Det er risikabelt. Du risikerer å bli stemplet som ustrukturert. Du risikerer å bli sett på som en villmann som tar snarveier. Men du risikerer også at ting faktisk blir gjort – og at bordet slutter å vippe før lunsj.